Condições de adesão à Plataforma LAAR
Âmbito e acesso
1. O MUNICÍPIO DE LISBOA disponibiliza a plataforma LAAR, que tem por missão principal a divulgação, num único sítio, das residências artísticas disponíveis na cidade de Lisboa.
2. A plataforma permitirá que cada Organização Promotora aderente tenha uma área reservada para editar informação relativa à entidade, atividade e às residências artísticas por si geridas, tendo tais entidades acesso às candidaturas que lhes sejam directamente submetidas pelos artistas.
3. A adesão à plataforma LAAR é realizada através de subscrição/registo, facultando cada entidade, para tanto, os elementos relativos à sua identificação (nome da organização, morada, contactos) e a indicação do nome, endereço de email e o telefone directo do/a Cordenador/a do Programa de Residências Artísticas. A indicação de dados pessoais de terceiros é da responsabilidade da Organização Promotora, declarando esta, para os devidos efeitos, que obteve o prévio consentimento dos titulares dos dados, nos termos previstos no Regulamento Geral da Proteção de Dados.
4. O acesso à área da Organização Promotora é disponibilizado após a subscrição/registo e é intransmissível, não podendo a entidade divulgar o acesso a terceiros.
Obrigações da Organização Promotora
5. Cumprir as condições de adesão da plataforma eletrónica disponibilizadas, bem como, quaisquer instruções quanto a esta matéria que sejam comunicadas pelo MUNICÍPIO DE LISBOA.
6. Preencher todos os campos da área da Organização Promotora com os elementos solicitados, de modo a que a área em causa tenha informação sobre as residências artísticas e seja de fácil leitura, em português e inglês.
7. A informação carregada e disponibilizada na parte respeitante à Organização Promotora é da exclusiva responsabilidade desta entidade e tem de ser verdadeira, correcta e actualizada, devendo respeitar a lei, designadamente, os direitos de personalidade, direitos de autor e de propriedade intelectual, bem como os princípios de ordem pública e bons costumes.
8. Utilizar o acesso à plataforma apenas para os propósitos de divulgação das residências artísticas, não sendo admitida qualquer outro tipo de divulgação.
9. Comunicar, no prazo máximo de 24 horas, qualquer anomalia que tenha tido conhecimento, a perda, transmissão ou qualquer violação do seu nome de utilizador, palavra-chave, ou qualquer outra situação que possa ser nociva para a utilização da plataforma.
Direitos do MUNICÍPIO DE LISBOA
10. A violação das presentes condições por causa imputável à Organização Promotora confere ao MUNICÍPIO DE LISBOA o direito a cancelar a subscrição/registo da entidade em causa.
Proteção de dados pessoais
11. A Organização Promotora fica obrigada a cumprir o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (“RGPD”) e a Lei n.º 58/2019, de 8 de Agosto, que assegura a execução do RGPD, na ordem jurídica interna, na medida a que terá acesso aos dados pessoais dos artistas que lhe submetam candidatura de residência artística através da plataforma.
12. A Organização Promotora apenas pode utilizar os dados pessoais dos artistas para a finalidade de contacto e de avaliação do candidato, no âmbito das residências artísticas, conforme previsto na política de privacidade, não estando autorizada a utilizar, divulgar, copiar, difundir a terceiros, os dados pessoais a que teve acesso por via da plataforma para qualquer outra finalidade além da referida.
13. As categorias de dados pessoais utilizadas para o cumprimento da finalidade prevista, são as seguintes: nome, nacionalidade, país de residência, ano de nascimento, profissão, contactos de email e telemóvel.
14. Constituem obrigações do MUNICÍPIO DE LISBOA, enquanto entidade gestora da plataforma e responsável pelo tratamento dos dados:
a) Aconselhar as medidas de segurança e privacidade subjacentes às atividades de tratamento dos dados pessoais levados a cabo pela Organização Promotora;
b) Informar a Organização Promotora de todas as circunstâncias relevantes para a realização do tratamento de dados, atendendo sobretudo à especificidade das finalidades descritas e os potenciais riscos envolvidos;
c) Comunicar à Organização Promotora quaisquer alterações que se tenham verificado nos dados pessoais em tratamento;
d) Definir prazos de conservação de dados pessoais ou, quando tal não seja possível, indicar as circunstâncias que ditam a finalidade da conservação, tal como se segue:
i. candidaturas com selecção para residência: até 6 meses após a conclusão da residência;
ii. candidaturas espontâneas: até 1 ano após a submissão da candidatura;
iii. candidaturas apresentadas no âmbito de residências de intercâmbio promovidas ou co promovidas: 10 anos após a conclusão do procedimento, nos termos da Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro
15. Constituem obrigações da Organização Promotora:
a. Utilizar os dados pessoais objeto de tratamento unicamente para as finalidades que determinaram a sua recolha, não podendo em caso algum utilizá-los com finalidades distintas daquelas para as quais os dados foram recolhidos.
b. Tratar os dados de acordo com as instruções do MUNICÍPIO DE LISBOA.
c. No caso de considerar que algumas das instruções do MUNICÍPIO DE LISBOA violam o RGPD ou qualquer disposição, em matéria de proteção de dados, nacional ou da UE deve informar, de imediato, o Responsável pelo tratamento;
d. Não subcontratar quaisquer entidades para a prossecução de atividades das quais resultem tratamento de dados, salvo quando exista autorização prévia e por escrito do MUNICÍPIO DE LISBOA.
e. Prestar toda a assistência necessária e solicitada pelo MUNICÍPIO DE LISBOA para que este consiga assegurar eficazmente o cumprimento de todas as obrigações que decorrem do disposto nos artigos 32.º a 36.º do RGPD
f. A Organização Promotora obriga-se a adotar as medidas técnicas e organizativas pertinentes para garantir um nível de segurança dos dados pessoais adequado ao risco, bem como contra destruição, perda, alteração, divulgação não autorizada, acesso acidental ou ilegal.
g. O previsto no número anterior concretiza-se através da implementação das medidas definidas pelo standard internacional ISO/IEC 27001:2013 ou equivalente, bem como das normas comunitárias, da legislação e das recomendações nacionais específicas em matéria de segurança da informação. Em qualquer caso na Organização Promotora deve implementar mecanismos que consigam garantir a segurança dos tratamentos designadamente as previstas nas alíneas a), b), c), d) do n.º 1 do artigo 32.º do RGPD.
16. A Organização Promotora deve considerar os seguintes princípios aplicáveis à segurança da informação:
a) Garantia de proteção - a informação é um recurso crítico para o eficaz desenvolvimento da plataforma LAAR, sendo assim fundamental garantir a sua adequada proteção, nas vertentes de integridade, autenticidade, disponibilidade e confidencialidade;
b) Sujeição à lei - tanto a política como as tarefas executadas no seu âmbito estão sujeitas à legislação aplicável, bem como às normas e regulamentos internos aprovados pelas entidades competentes;
c) Necessidade de acesso - o acesso à informação deve restringir-se, exclusivamente, às pessoas que tenham necessidade de a conhecer para cumprimento das suas funções e tarefas;
d) Transparência - deve assegurar-se a transparência, conjugando o dever de informar com a fixação, de forma clara, das regras e procedimentos a adotar para a segurança da informação sob a responsabilidade do MUNICÍPIO DE LISBOA;
e) Proporcionalidade - as atividades impostas pela segurança da informação devem ser proporcionais aos riscos a mitigar e limitadas ao necessário, minimizando a entropia no regular funcionamento do MUNICÍPIO DE LISBOA;
f) Obrigatoriedade de cumprimento - as políticas e procedimentos de segurança definidos devem ser integrados nos processos de trabalho e a execução das tarefas diárias deve ser pautada pelo seu cumprimento;
g) Responsabilidades - as responsabilidades e o papel das entidades intervenientes na segurança da informação devem ser definidas de forma clara e ser alvo de monitorização e auditoria periódicas;
h) Informação - todas as políticas e procedimentos específicos devem ser publicitados e comunicados a todos os utilizadores que deles necessitem para o desempenho das suas funções e tarefas;
i) Formação - deve ser planeado, aprovado e executado um plano de formação e de divulgação que incida sobre o domínio da segurança da informação e sobre as políticas e procedimentos específicos adotados neste âmbito;
j) Avaliação do risco - deve ponderar-se a necessidade de proteção da informação em função da sua relevância e das ameaças que sobre ela incidem. A avaliação do risco deve identificar, controlar e eliminar os diversos tipos de ameaças a que a informação se encontra sujeita. Os níveis de segurança, custo, medidas, práticas e procedimentos devem ser apropriados e proporcionais ao valor e ao nível de confiança da informação;
k) Comunicação, registo e ponto de contacto único - todos os incidentes de segurança, bem como as fragilidades, têm de ser objeto de comunicação imediata e registo de forma a proporcionar uma resposta célere aos problemas. O processo de registo deve prever a identificação de um ponto único de contacto para onde devem ser canalizados todos os relatos.
17. A Organização Promotora obriga-se a não divulgar e/ou publicar qualquer informação a que tenha acesso, no âmbito da execução das suas actividades através da plataforma.
18. A obrigação de confidencialidade vincula a Organização Promotora durante a vigência da subscrição e após a sua cessação, independentemente da causa da sua cessação.
19. A obrigação referida no ponto 17 cessa se a informação for do conhecimento público, exceto se tal acontecer em razão da violação do dever de confidencialidade imposto, cabendo, em caso de litígio, à Organização Promotora provar que a informação já era do conhecimento público antes da divulgação ou execução por si.
20. A Organização Promotora deverá garantir que as pessoas autorizadas a tratar os dados pessoais se comprometem, de forma expressa e por escrito, a respeitar a confidencialidade e a cumprir as medidas de segurança correspondentes.
21. A Organização Promotora deverá manter à disposição do MUNICÍPIO DE LISBOA a documentação que comprove a obrigação de confidencialidade.
22. No âmbito da tutela dos direitos dos titulares dos dados pessoais, compete à Organização Promotora, obrigando-se esta a:
a. Prestar toda a assistência necessária ao MUNICÍPIO DE LISBOA, através de medidas técnicas e organizativas adequadas, para permitir que este cumpra a sua obrigação de dar resposta aos pedidos dos titulares dos dados tendo em vista o exercício dos seus direitos;
b. Responder, no prazo de 24 horas, a pedidos de esclarecimento formulados pelo MUNICÍPIO DE LISBOA sobre proteção de dados pessoais;
c. Informar o MUNICÍPIO DE LISBOA de eventuais retificações ou situações de apagamento dos dados pessoais que ocorram em virtude de uma solicitação dos titulares de dados pessoais.
23. A Organização Promotora notificará o MUNICÍPIO DE LISBOA, sempre antes do prazo máximo de 72h estabelecido no RGPD, de todas as violações de dados pessoais de que tenha conhecimento.
24. A Organização Promotora assume o compromisso de disponibilizar ao MUNICÍPIO DE LISBOA o tratamento de todas as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das suas obrigações e facilita e contribui para o cumprimento das auditorias ou inspeções conduzidas pelo MUNICÍPIO DE LISBOA ou por auditor por este mandatado, inclusive nas suas próprias instalações.
25. A efetiva existência de uma situação de incumprimento, quer das presentes regras, quer dos normativos constantes do RGPD e da legislação nacional de execução, é causa bastante para a resolução do mesmo, podendo a Organização Promotora incorrer em responsabilidade civil perante o MUNICÍPIO DE LISBOA.
26. A verificação do disposto em qualquer dos números anteriores tem como consequência direta a cessação da subscrição/registo, podendo implicar para a Organização Promotora, o dever de indemnização ao MUNICÍPIO DE LISBOA por eventuais violações que lhe sejam imputadas.